Foto: A. Keikes
Per 1 juli 2022 heeft Tresoar, de schatkamer van Frylsân, een eigen e-depot waarmee ze overheidsinstellingen – en op termijn ook bedrijven, verenigingen en particulieren – wil faciliteren in het behouden, gebruiken en raadplegen van digitale en gedigitaliseerde informatie.
Tresoar heeft de ambitie om alle informatie digitaal toegankelijk te maken voor iedereen. Daarom heeft Tresoar de afgelopen twee jaar, door middel van pilots met Provincie Fryslân en Gemeente Súdwest-Fryslân, ervaring opgedaan met het overbrengen van digitale informatie naar een e-depot. Naar aanleiding van deze ervaringen heeft Tresoar de keuze gemaakt te investeren in een eigen digitaal duurzame bewaarplaats.
E-depotleverancier Preservica
In juni is het aanbestedingstraject succesvol afgerond met een overeenkomst met Preservica. Preservica is een Britse organisatie die software levert aan erfgoedinstellingen en overheden over de hele wereld. Het systeem wordt wereldwijd gebruikt en is goed doorontwikkeld. Preservica zet in op innovatie, zodat Tresoar met dit pakket haar ontwikkelingen op gebied van digitale duurzaamheid verder vorm kan geven. De flexibiliteit van het pakket geeft mogelijkheden voor zowel lokale overheden als historische verenigen en andere cultureel erfgoed instellingen om informatie digitaal duurzaam te bewaren. Ook biedt dit systeem de mogelijkheid de Friese taal toe te passen.
Zichtbaar met duurzame opslagplaats
De grote uitdaging voor Tresoar is het duurzaam bewaren en het beschikbaar stellen van de informatie voor een breed publiek, op verschillende niveaus van openbaarheid. De e-depotvoorziening is erop gericht archiefmateriaal op lange termijn toegankelijk, zichtbaar en begrijpelijk te houden, zelfs als de oorspronkelijke technologie verouderd raakt. Op deze manier wil Tresoar kunnen inspelen op ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de Archiefwet. Het e-depot is toegankelijk via een website die de informatie op verschillende manieren kan presenteren.
Leren en ontwikkelen
De komende maanden zijn gericht op de implementatie van het e-depot. Het proces van overbrenging is al ingericht. Zodra het e-depot volledig is ingericht, is deze vanaf je eigen computer te raadplegen. Wat je kunt zien, hangt echter af van de openbaarheid van de informatie die je zoekt. Er zullen dus verschillende autorisaties zijn als het gaat om het raadplegen van materiaal.
Met de nieuwe digitale archiefbewaarplaats richt Tresoar zich de komende twee jaar op de verdere doorontwikkeling van haar visie en producten- en dienstencatalogus. Dit doet Tresoar samen met gemeenten en Provincie Fryslân. Leren en ontwikkelen staat hierbij centraal. Met het nieuwe e-depot geeft Tresoar vorm aan de ambitie om verleden en heden te verbinden aan de toekomst, zodat informatie voor iedereen digitaal toegankelijk wordt én blijft.
